POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES KW DE COLOMBIA SAS
| Razón Social: | KW DE COLOMBIA SAS |
| Nit: | 900.665.199-5 |
| Representante Legal: | Roberto Andres Navarro Ordoñez |
| C.C: | 79.940.642 |
| Domicilio: | Km 1.5 Via Funza Siberia Pq Ind San Diego Bod 3ª P2 |
| Teléfono: | 8269851 |
| Correo Electrónico: | protecciondatoskw@pelp.cl. |
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y (todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), KW DE COLOMBIA con NIT 900.665.199-5 adopta la presente política de privacidad y protección de los datos personales, sobre los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso, manejo y transferencia de datos personales, para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos.
KW DE COLOMBIA no obtiene información personal de terceros que no tengan una relación comercial, laboral o jurídica con la Compañía, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.
De esta manera, KW DE COLOMBIA SAS manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
2. DISPOSICIONES GENERALES
2.1 DEFINICIONES:
Para efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones : : a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. l. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. m. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
2.2 PRINCIPIOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales KW DE COLOMBIA SAS aplicará de manera integral los siguientes principios: a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema. b. Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice KW DE COLOMBIA SAS o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales. c. Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento. d. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, KW DE COLOMBIA SAS garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad. f. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. g. Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por KW DE COLOMBIA SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que en KW DE COLOMBIA SAS , administren, manejen, actualicen o tengan acceso a información de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
2. TIPO DE INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO
En virtud de la relación que se establezca entre el titular de los datos con la Compañía, ésta recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales, a compañías localizadas dentro de Colombia. Dichos datos personales e información incluyen entre otros:
2.1 De los Empleados Trabajador y Grupo Familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre e identificación de esposa e hijos, historia médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, historia laboral, Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas, Salario y otros pagos, Aportes pensionales, Autorizaciones de descuentos, Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación.
2.2 De los Clientes Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico; Nombre del gerente general o representante legal, contactos comerciales y área contable teléfonos, fax, correo electrónico corporativos; información tributaria; Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
2.3 De los Proveedores. Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico; Nombre del gerente general o representante legal contactos comerciales y contables, teléfonos, fax, correo electrónico corporativos, Información tributaria; Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
2.4 Datos Personales de Niñas, Niños y/o Adolescentes: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento: a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. c. Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Cumplidos los anteriores requisitos, KW DE COLOMBIA SAS solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.
2.5 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, KW DE COLOMBIA SAS le informará de la calidad de dichos datos sensibles y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Por tratarse de datos sensibles el titular no está obligado a autorizar su tratamiento.
3. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
Los datos personales son utilizados para: a. Realización del proceso de selección de personal de acuerdo a requerimientos internos. b. Establecer una relación contractual. c. Cumplir el proceso de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación) d. Desarrollar relaciones comerciales con terceros. e. Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma. f. Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente. g. Registro de clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar. h. Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía. i. Con propósitos de seguridad o prevención de fraude. j. Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente. k. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el titular de los datos y la Compañía.
Los Datos Personales proporcionados, serán utilizados sólo para los propósitos aquí señalados, KW DE COLOMBIA SAS no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que: el titular de su autorización expresa, con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, según sea requerido o permitido por la ley. Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de KW DE COLOMBIA SAS o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.
4. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En los casos en que se requiera, se solicitará al titular autorización previa para el tratamiento de sus datos, antes o al momento de la captura de la información. La autorización será expresa e informada a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
5. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA ENTRADA EN VIGENCIA LEY PROTECCIÓN DE DATOS
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 KW DE COLOMBIA SAS procederá a informar por medio de correo electrónico dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en sus bases de datos.
6. DERECHOS DEL TITULAR
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a KW DE COLOMBIA SAS como los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento. c. Ser informado por la Compañía, como responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR
El titular por sí mismo o a través de un tercero, puede ejercer sus derechos respecto de los datos tratados por KW DE COLOMBIA SAS por escrito a través del correo electrónico protecciondatoskw@pelp.cl, en la línea telefónica 8269851 o de forma escrita en sus instalaciones ubicada en KM 1.5 Vía Funza-Siberia Parque Industrial San Diego Bodega 3A Piso 2 en el municipio de Funza-Cundinamarca. La solicitud deberá contener como mínimo la siguiente información: a. Nombres y Apellidos del titular del derecho b. Número de identificación del titular del derecho c. Datos de notificación del solicitante (Dirección domicilio o correo electrónico, y teléfono). d. Descripción del reclamo, queja o solicitud e. Si la solicitud es presentada por un tercero a nombre del titular, autorización del titular y documento de identificación del tercero. De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, la solicitud de consulta debe ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En el evento en que la solicitud sea incompleta, KW DE COLOMBIA SAS indicará la información o documentos faltantes para que sean subsanados por el solicitante.
8. DEBERES DE KW DE COLOMBIA SAS
KW DE COLOMBIA SAS como responsable del tratamiento de datos está obligada a cumplir con los siguientes deberes: a. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. b. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. c. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales d. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política e. Velar el cumplimiento de los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política f. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. g. Actualizar la información cuando sea necesario. h. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
9. ACEPTACIÓN DE LAS PRESENTES POLÍTICAS
El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de KW DE COLOMBIA SAS, la compañía continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.
10. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que KW DE COLOMBIA SAS ejerza las actividades propias de su objeto social.